国际会议主要指专业性较强的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、研讨会、报告会、交流会等。此处3个国家和地区包括中国，即除双边会议之外的会议均为国际会议。拟定国际会议名称时不宜使用“峰会”、“论坛”、“年会”、“例会”和“一带一路”等称谓（由省政府主办或国家层面的国际会议除外），且会议名称以使用中文为主。

未经学校批准，任何学院、部门、个人不得以学校的名义向外方承诺举办国际性学术会议或类似学术活动。拟举办/承办国际会议的学院/部门须内按照省外办及学校报送年度举办国际会议计划的通知于规定时间内提交办会计划，未列入年度计划的国际会议将不予补报审批。

列入年度计划的国际会议需由学院/部门在会议召开前至少3个月将会议相关情况以内部请示形式报学校批准，报批内容包括：会议的主体和内容、时间、地点、参会的中外方人数、重要来宾、费用负担情况等，根据上级要求及学科建设、科研合作、学术交流的实际需要拟定方案，并严格控制国际会议规模和人数。学校批准后，由国际处协助办理相关报批手续。

举办 / 承办国际会议的学院 / 部门应于会议结束后一周内将会议总结报国际处。